Descubre 6 pasos clave en la organización de un evento.

El número de pasos no importa, pero su tiempo es esencial. Relajarse, sus obras de eventos: o cómo alcanzar la serenidad en la organización de eventos. Antes de entrar en el grueso de la misma, tenga en cuenta que la integración de las redes sociales a su evento (antes, durante y después), a hacer su vida más
fácil en todas las etapas. Para ello, asegúrese de crear sus presencias sociales y comenzar su estrategia de medios sociales con mucha antelación.

Paso 1: El objetivo estratégico de su evento

Empezar por definir el propósito de su evento. Tres cuestiones fundamentales deben ser hechas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Por qué? – ¿Qué? ¿Quién? Por qué ? ¿Cuál es el mensaje que quiere transmitir? ¿A quién quiere tocar su evento? ¿Por qué le gustaría organizar un evento? ¿Qué meta le gustaría lograr? ¿Por qué razón? Las respuestas a estas preguntas le guiará a través de la organización de su evento. El más importante es: “¿Quién es el evento? “Debido a que hará que usted cabe su evento para que sus huéspedes se sientan bien. Como agencia, tenemos dos clientes: la empresa que nos obliga y que debemos satisfacer las necesidades, deseos y metas y estratégica al cliente de esta empresa, a los que en el final del evento.

Paso 2: lugar y fecha de su evento

Después de definir su estrategia caso, generalmente se puede definir el lugar y la fecha. La famosa pregunta: ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Dónde quiere que su evento? Pensar en el viaje que hará que sus huéspedes y el tiempo que tienen disponible para su evento. Mantener estos dos elementos a un nivel aceptable! ¿Cuándo organizarla? Al establecer la fecha, asegúrese de revisar las vacaciones escolares, festivos y días festivos oficiales. Evitar períodos muy cargados para sus clientes. ¿Con cuánta anticipación informar o invitar. La agenda de algunas personas se llena mucho y bien de antemano. Si este es el caso a sus invitados, así anticipar su invitación y consideran pre-informado de la fecha por una “reserva la fecha”. Su objetivo será dar respuestas en cuanto a la fecha si quiere romper el hielo, crear un universo cálido y acogedor en invierno y luego reconstituir un verano junto al mar. Pero cuidado, un evento que nunca planificar únicamente fuera necesariamente requerir un plan de sustitución.

Paso 3: contenido

Después de definir el “5 W” (qué, quién, qué, dónde, cuándo) especificará el contenido de su fiesta o evento. Por supuesto, a veces el contenido puede ser tan importante que es el que definirá el lugar o fecha. Aquí hay preguntas que hacer en esta fase: ¿Cuáles son los mensajes clave que van a comunicarse? ¿Qué tan importantes son? ¿Debería haber una animación especial para moverlos? Un vídeo o música para resaltar? ¿Cuál será la respuesta? ¿Quién será el orador? Duración? Quien habla cuando? Cómo posicionar el CEO en todo esto? A continuación, se define el estilo y el ambiente para elegir: cena de gala? Comidas sentarse, pararse? ambiente formal o relajado? Una vez más, nunca debemos olvidar que tenemos delante; mensajes clave se comunican de manera diferente dependiendo de la audiencia. Demasiado atmósfera solemne puede poner incómodo o molestar a algunas personas. ¿Cuáles son las expectativas de los clientes?

Paso 4: El “resalte”

¿Qué palabra mágica: poner de relieve! Significa todo. Todavía no he encontrado un equivalente en francés. El punto más alto, sí, pero que la falta de luz … En resumen, es la guinda del pastel, el elemento que sus invitados recordarán. Él también se define por sus participantes. Tratar a sus invitados, no a sí mismos. Esto es importante porque va a dejar una huella, un recuerdo, una emoción. Hoy en día, ya no afecta a las personas con una pantalla de plata, sino a través de la emoción. ¿Qué es la sostenibilidad en un campo tan efímera como la de eventos? Bueno, es tal vez el recuerdo de lo que vivimos allí. Y verá, tomaremos este elemento en el punto 7 …

Paso 5: organización de su evento

Después de definir el alcance del evento, eventualmente completar la logística de todos estos elementos que le dan cuerpo. Los novatos comienzan a menudo allí, y sin embargo era sólo una vez establecida la estructura de los eventos que vamos a hacerle frente. Pensaremos en particular a: invitaciones altavoces Música – Tecnología – Animación Agenda Medios de comunicación (¿quieres que hablemos de su evento más allá del círculo de sus invitados?) Catering – Decoración documentación Aparcamiento – Caja Inicio – Botones – Azafatas. El fotógrafo (para mantener una memoria visual …) Las redes sociales (no necesariamente todas las salsas, pero la pregunta que debe hacerse cada vez y la decisión a sabiendas) etcétera

Paso 6: comunicar su evento

Hay comunicación antes de su evento, su evento durante y después del evento. Antes de su evento, es invitar a la gente a asistir a su evento, sino también para motivar a las personas que no están en su lista de direcciones. Boletines de noticias y redes sociales ayudarán a ampliar su lista de participantes de alcance. Para ello puede crear un evento a través de su página de Facebook o crear una publicación sencilla que boosterez por la publicidad en Facebook. Tras el evento de Facebook es un lugar adicional para animar. Usted invita a sus contactos en LinkedIn o en un boletín de noticias, tenga cuidado de que no se trata como correo no deseado. Asimismo, recuerda no usar pulsos LinkedIn para publicar el anuncio de sus eventos, sino más bien en el alambre de noticias o mensaje privado. Durante el evento, puede integrar las actualizaciones en tiempo real mientras que tener cuidado de mencionar el hashtag de usar en todos sus medios. Si integra las redes sociales para su evento, es imprescindible necesidad wifi – buena – en su lugar. Asimismo, recuerda a interactuar con su comunidad durante el evento. Los 20 km de Lausanne es un ejemplo del uso de las redes sociales durante una protesta, y lamento que no hay intercambio con los abonados durante el evento.

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